Règlement intérieur du Comité de Jumelage de Rillieux- la- Pape 69140
Etudié en Conseil d’Administration du 20 octobre 2014
Adopté par l’Assemblée Générale du 30 mars 2015
Article 1 - Membres :
1. Les personnes désirant adhérer doivent remplir un bulletin d’adhésion.
2. Une personne physique ne peut représenter qu’une association.
3. La cotisation versée au Comité de Jumelage est définitivement acquise, même en cas de
démission, d’exclusion ou de décès en cours d’année.
Article 2 – Assemblée Générale :
1. Sont électeurs, les membres à jour de leur cotisation annuelle au plus tard le 31 décembre
précédant l’Assemblée Générale.
2. Les membres d’honneur font partie du collège des « adhérents, personnes physiques » lors des
votes à l’Assemblée Générale.
Article 3 - Election des administrateurs :
- Ne peuvent se présenter comme administrateur que les membres à jour de leur cotisation
annuelle au plus tard le 31 décembre précédant l’Assemblée Générale.
- Les adhérents souhaitant présenter leur candidature au Conseil d’Administration doivent se
faire connaître auprès du Président 5 jours avant l’Assemblée Générale par courrier ou par courriel.
- Les membres élus le sont pour 3 ans et sont renouvelés par tiers tous les ans (article 8 des
statuts).
- Le premier tirage au sort a eu lieu lors de l’Assemblée Générale du 26 mai 2014 avec mise en
place d’un tableau de suivi des mandats.
5. Les membres sortants sont rééligibles.
6. Tout membre adhérent (collège personnes morales de droit privé et personnes physiques) du
Conseil d’Administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à 3 réunions consécutives, sera
considéré comme démissionnaire.
7. Un vote entre associations doit être réalisé après l’Assemblée Générale si le nombre
d’associations adhérentes est supérieur à 6 (article 4 membres) pour déterminer quels seront
les administrateurs retenus.
Article 4 – Bureau :
1. Composition retenue (article 10 des statuts)
- Un(e) président(e) et un(e) vice-président(e)
- Un(e) secrétaire et un(e) secrétaire adjoint(e)
- Un(e) trésorier(e) et un(e) trésorier adjoint(e)
2. Les présidents d’honneur siègent au bureau.
3. Nombre limité pour une meilleure efficacité.
4. Membres de droit (Maire et représentants du Conseil Municipal) exclus pour éviter une
gestion de fait.
- Constitution de groupes de travail à l’initiative du bureau pour travailler sur les thématiques choisies.
Article 5 – Commissions :
- Des commissions spécialisées peuvent être constituées par décision du Comité de Jumelage via le Conseil d’Administration (article 11 des statuts) sur proposition du Bureau.
- Le but des commissions est de réfléchir à des propositions d’actions, puis de les accompagner.
- Une commission par pays jumelé a été mise en place lors du Conseil d’Administration du 23 juin 2014 (Pologne avec Leczyca, Allemagne avec Ditzingen, Bénin avec Natitingou).
Composition et Fonctionnement des commissions :
- Nombre : 6 à 10 personnes au maximum.
- Deux responsables par commission proposés par le Bureau dont au moins un administrateur (article 11 des statuts) qui seront les intermédiaires entre la commission et le Bureau.
3. Deux élus désignés par le Maire.
4. Responsable des relations internationales à la ville de Rillieux la Pape.
- Ouverture des commissions à des membres extérieurs (Collèges, Lycées, MJC, Centres Aérés …… autres administrateurs, adhérents) sur proposition du bureau ou des responsables des commissions.
- Les commissions instruisent, le Bureau étudie et le Conseil d’Administration décide.
- Participation à une seule commission voire deux en fonction des places disponibles.
- Engagement de participation aux réunions des membres (3 absences non justifiées pouvant se traduire par une exclusion du groupe prononcée par le Bureau).
- Membres du bureau et responsables des commissions auront la responsabilité de mettre en place l’organisation et le fonctionnement des commissions, la répartition des tâches entre bureau et commissions (à titre d’exemple : location de salles, rédaction et diffusion des comptes rendus etc etc).
- Chaque commission pourra constituer des groupes de travail occasionnels.
Article 6 – Charte des voyages :
1. Principe :
Les voyages sont organisés sous la responsabilité du Bureau.
2. Participants :
Tout participant doit obligatoirement être adhérent.
La liste des représentants officiels du Comité sera communiquée par le Bureau auprès de la
ville jumelle.
- Programme :
Respect du programme validé par le Bureau et les partenaires des villes jumelées, par les
familles hébergeuses et leurs hôtes étrangers (en France) ou par les participants lors
d’un voyage à l’étranger.
- Responsable(s) des voyages :
Désignation par le Bureau sur proposition des deux responsables de la commission concernée
- d’un responsable du voyage et éventuellement d’un adjoint qui peut s’appuyer sur la
délégation officielle en cas de problème.
- d’un responsable du bus (cela peut être la même personne).
- d’un référent, membre du bureau, à Rillieux-la-Pape.
5. Rôle principal des responsables en lien avec le bureau :
En tant qu’organisateur du voyage ou d’accueillant de familles :
- constitution et suivi des listes des participants avec :
+ Les coordonnées des participants français à des voyages ou des participants
accueillis à Rillieux-la-Pape.
+ Les coordonnées des familles des pays d’accueil ou des familles hébergeuses à
Rillieux-la-Pape selon des modèles à constituer avec le bureau (fiches d’inscription,
tableau de suivi ....)
- organisation et suivi du programme.
- suivi avec les responsables des villes partenaires des modifications des listes de
voyageurs (annulation, remplacement, changement de famille etc etc).
- Santé :
- Pour les personnes à mobilité réduite, le voyage se fera sous leur responsabilité et
elles devront être accompagnées par une tierce personne qui sera considérée
comme participant adhérent. En effet, les conditions d’accueil des personnes à
mobilité réduite sont différentes dans certains pays où les voyages peuvent être
organisés.
- certificat d’aptitude à un déplacement long (supérieur à 10 heures).
- Prix :
- tous les voyages sont payants.
- les adhérents devront s’acquitter de la totalité du prix du voyage avant le départ,
- pour les élus de la ville de Rillieux-la-Pape associés à ce déplacement, le coût du voyage sera à régler au Comite de Jumelage organisateur.
- en cas d’annulation
+ Non remboursement du prix du voyage en cas d’annulation 15 jours avant le départ
pour les voyages en Pologne et en Allemagne sauf maladie (production d’un certificat
médical ) ou tout autre document justifiant la force majeure.
+ Pour les voyages au Bénin, la souscription de l’assurance annulation est conseillée
les frais engagés par le Comité resteront à la charge des personnes ayant annulé leur
voyage.
Article 7 – Modification du règlement intérieur :
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par l’Assemblée Générale Ordinaire sur proposition du Conseil d’Administration (article 15 des statuts) à la majorité des voix, en cas de partage, la voix du président sera prépondérante.
Article 8 – Information :
Remise en main propre d’une copie du règlement intérieur au moment de la 1ère adhésion.
Sur la fiche d’inscription, la personne certifie avoir pris connaissance du règlement intérieur.
et autorise la publication d’images prises au cours d’un voyage ou de toute autre manifestation par le Comité de Jumelage.
Fait à Rillieux-la-Pape le 30 mars 2015.